Настройки финансовых категорий

Учет движения денежных средств по статьям поможет вам получить детальный финансовый отчет, благодаря которому вы сможете анализировать структуру доходов и расходов, понимать их эффективность.

Аспро.Cloud позволяет вести учет денежных потоков на двух уровнях: в разрезе трех видов деятельности организации — операционной, инвестиционной, финансовой и статьям поступлений и расходов. Опишем, что означают виды деятельности организации.

Операционная деятельность

К операционной деятельности относятся все доходы и расходы, связанные с основной деятельностью компании.

Примеры финансовых статей:

• поступления от продажи товара (услуги);
• оплата труда;
• платежи поставщикам;
• аренда офиса;
• налоги;
• затраты на офис.

Инвестиционная деятельность

Включает в себя покупку или продажу собственных основных средств для длительного использования.

Примеры финансовых статей

• продажа/покупка/ремонт основных средств (оргтехника, транспорт, офисная мебель);
• продажа/покупка нематериальных активов.

Финансовая деятельность

К этой деятельности относятся любые денежные средства, полученные от банка или партнеров, предприятий и их возврат с процентами. То есть деньги, которые не были заработаны самостоятельно.

Примеры финансовых статей:

• получение кредитов от банков;
• инвестиции, заемные средства от партнеров или других предприятий;
• возврат процентов;
• денежные выплаты по заемным средствам или кредиту.

Для каждого вида деятельности настраиваются произвольные статьи поступлений и расходов. С развитием бизнеса добавляются новые статьи и увеличивается их детализация.

Группировка денежных потоков компании по трем видам деятельности значительно упрощает анализ финансового состояния бизнеса и позволяет видеть реальную картину финансового положения компании.

Приведем пример. Продажи вашего продукта растут. Глядя на такую динамику, вы решаете взять в долг на дальнейшее развитие бизнеса. Эти деньги тратятся на новый персонал и рекламу. В результате получаете положительный эффект, продажи вырастают и кажется, что все хорошо, бизнес развивается. Но на самом деле прибыль от продаж не покрывает всех текущих расходов и вам нечем погасить долг.

Чтобы подобное не произошло с вашим бизнесом, расскажем, как настроить и использовать финансовые категории в Аспро.Cloud.

Как настроить финансовые статьи?

Перейдите в «Настройки портала» → «Финансы» → «Статьи учета».

Здесь вы можете добавлять и редактировать существующие категории.

Чтобы создать новую категорию, нажмите кнопку «Создать» в верхнем правом углу.

В открывшейся боковой панели введите:

• название категории (1);
• описание категории (2);
• отметьте тип категории — поступление или расход (3).
• определите вид деятельности — операционная, инвестиционная или финансовая деятельность (4);
• выделите вид для Отчета о прибылях и убытках (5).
• при необходимости выберите родительскую категорию для статьи учета (6).
  

Нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы отредактировать статью учета, кликните по названию в общем списке. Категории, по которым не было транзакций, можно удалять — для этого нажмите на иконку красного крестика. При попытке удалить категорию, по которой были проведены доходы/расходы, появится сообщение о том, что операцию совершить нельзя. В таком случае необходимо поменять статью учета у связанных транзакций.

Если требуется запретить создавать транзакции определенной статьи учета — откройте ее для редактирования и отключите галку «Активность» (1). После этого доходы/расходы, ранее привязанные к этой статье учета, будут числиться под статьей учета по умолчанию до тех пор, пока статью учета не активируют вновь.

Для сортировки статей учета в выпадающем списке при создании/редактировании транзакции дохода/расхода следует воспользоваться полем «Сортировка» (2) в настройках статьи учета. Чем меньше значение сортировки, тем выше в выпадающем списке отображается статья учета. Статья с наименьшим значением будет проставляться в транзакции дохода/расхода по умолчанию. Имеет смысл поднять наверх наиболее часто используемые статьи учета.

Теперь вы сможете по настроенным категориям учитывать транзакции в системе.