4 этап. Поступление и контроль оплат

Когда счет оплачен, ответственный менеджер получает уведомление в браузере или в смартфоне, если установлено мобильное приложение Аспро.Cloud. Поступление оплат по счетам можно учитывать несколькими способами. В этой главе расскажем о разных способах учета оплаты по счетам.

Автоматический учет онлайн-оплат

Если у вас подключены платежные системы, то информация об оплате будет поступать в Аспро.Cloud автоматически. При этом статус счета будет изменен на «Оплачен». Название платежной системы и прочие подробности о платеже будут отображены в счете — на вкладке «Транзакции».

Учет оплат вручную без создания транзакции в системе

Используйте эту возможность, когда вам нужно изменить только статус счета на «Оплачен». Кликните на кнопку «Провести оплату»:

В открывшейся слайд-панели снимите галку в графе «Создать поступление на расчетный счет» и сохраните запись.

После этого статус счета изменится на «Оплачен».

Если вы не планируете отслеживать движение денег по счетам в Аспро.Cloud (создавать по ним транзакции, документы и поступления), то в основных настройках финансов деактивируйте опцию «Отмечать флаг "Создать поступление на расчетный счет" по умолчанию». И тогда при проведении оплаты по счету это окно всегда будет скрыто.

Учет оплат с созданием транзакции поступления в системе

Проведенные оплаты по счетам в таком случае будут отображаться в списке транзакций и учитываться в финансовых отчетах. Подробнее об этом способе читайте в следующей инструкции.

Внимание! Когда счет переходит в статус «Оплачен», он становится недоступен для редактирования.

Письмо с благодарностью об оплате

В Аспро.Cloud вы можете задать настройки, чтобы клиенту автоматически отправлялось благодарственное письмо после поступления оплаты по счету. Благодаря этому вы сможете увеличить точки контакта с клиентом. Для этого нужно сделать следующее:

• в основных настройках финансов активировать опцию «Отправлять клиенту email при оплате счета».
  
• в настройках организаций изменить или оставить созданный по умолчанию шаблон письма.

Письмо придет контакту, которому до этого вы отправляли на e-mail счет на оплату.

Отслеживание статусов счетов

Отслеживание статусов доступно в разделе: «Финансы» → «Счета». Здесь можно фильтровать счета по следующим параметрам:

• по контрагентам. При клике по этому фильтру разворачивается список организаций и физических лиц из CRM. Используйте поисковую строку.
  
• по статусам (просрочен, согласован, частично оплачен, не оплачен);
• отправлен или не отправлен счет;
• по менеджерам.

Фильтры помогут вам быстро найти просроченные, несогласованные и неотправленные счета.