Создание плановых поступлений и затрат по проекту

Чтобы создать новое поступление/расходы в проекте необходимо на вкладке проекта «Финансы» в соответствующей графе нажать кнопку «+».

Для того, чтобы создать фактические поступления/расходы с привязкой к имеющимся плановым, необходимо выбрать соответствующую кнопку (+поступление / +счет или +расход):

Для поступлений (помимо плановых и фактических) есть возможность выставить счет или создать счет по задачам на основе затраченного времени:

Как добавить плановое поступление по проекту?

Чтобы создать плановое поступление, выберете соответствующую опцию, нажав на кнопку «+». Или через кнопку в верхнем правом углу «Создание» → «Добавить поступление» в любом из разделов на странице проекта:

При создании планового поступления достаточно заполнить наименование и планируемую сумму:

Все перечисленные ниже поля могут быть заполнены позже:

• плановая дата оплаты. Вы можете оставить это поле незаполненным, если график платежей с заказчиком еще не согласован. 
  Поступления/затраты без даты не учитываются на графике план/факт по проектам.
• этап проекта, к которому относится поступление. Укажите его в том случае, если важно отслеживать поступления в разрезе этапов. Этапы проекта создаются в шаблоне проекта. Если же проект индивидуальный (не привязан к шаблону), то на вкладке «Порядок работ».
• финансовая статья. Например, строительство коттеджа, бани. Это позволит вам быть в курсе, сколько денег поступило по каждому направлению бизнеса. 
• ответственный сотрудник.
• контрагент из CRM.
• прикрепите файл при необходимости. Например, прайс или расчеты.

Опция "Исполнен" скроет это плановое поступление из поиска при распределении фактических платежей, а сумма остатка плвтежа не будет учитываться при расчёте кассового разрыва.

Если сумма уже оплачена, то отметьте поле «Оплачено». В открывшемся окне все данные платежа уже будут заполнены:

• измените сумму оплаты, если она отличается от плановой.
  
• измените дату, если она отличается от текущей;
• измените счет организации, если он отличается от установленного по умолчанию.

Примечание: Организации создаются в разделе «Настройки портала» → «Финансы» → «Организации». А расчетные счета в разделе «Настройки портала» → «Финансы» → «Счета организации»

Сохраните внесенные данные.

Подробнее о создании организации.

Подробнее о создании банковских счетов.

Как добавить плановую затрату по проекту?

Для добавления плановой затраты нажмите на кнопку в верхнем правом углу «Создание» → «Добавить затраты» в любом из разделов на странице проекта:

Или перейдите во вкладку «Финансы» → «Расходы» → кнопка «+» → «Плановые расходы»:

Откроется боковая панель для создания плановой затраты.

Здесь достаточно указать наименование расхода и плановую сумму. Все перечисленные ниже поля могут быть заполнены позже:

• плановая дата оплаты. Не указывайте ее сразу, если вам нужно лишь составить смету.
• этап проекта, к которому относятся затраты. Укажите его в том случае, если важно отслеживать затраты в разрезе этапов. Этапы проекта создаются в шаблоне проекта. Если же проект индивидуальный (не привязан к шаблону), то на вкладке «Порядок работ».
• статья расхода (заработная плата, закуп строительных материалов). Учет затрат по статьям позволит вам анализировать структуру денежного потока. Статьи расхода задаются в настройках финансов.
• ответственный сотрудник.
• контрагент, которому вы перечисляете деньги.
• описание, если необходимо.
• файл для справки или отчетности. Например, товарный чек.

Опция "Исполнен" скроет этот плановый расход из поиска при распределении фактических платежей, а сумма остатка платежа не будет учитываться при расчёте кассового разрыва.

Если сумма уже оплачена, то отметьте поле «Оплачено». В открывшемся окне все данные платежа уже будут заполнены. Вы можете изменить их при необходимости:

• сумму оплаты, если она отличается от плановой;
  
• дату, если она отличается от текущей;
• счет организации, с которого списываются средства.

Сохраните внесенные данные.

Добавление плановых затрат и поступлений при создании фактических

При создании фактического поступления (фактических расходов), помимо суммы, можно указать дополнительно плановое поступление (плановые расходы), в которых будет учитываться эта сумма:

Если не указать плановое поступление/расходы, куда зачислится фактическая сумма, то поступление/расходы попадут в графу «нераспределенные».

Если плановый платёж отмечен как "Исполнен", то он не будет отображен в этом выпадающем списке.

Отредактировать созданные поступления/расходы можно при клике по названию в строчке запланированного поступления/затраты или по значащему слову «Поступление» («Счет», «Расход») в случае с фактическим поступлением/расходами или счетом.

Под названием транзакции будет указан плательщик (в случае поступления) или получатель (в случае расходов):

Контрагент по операции поступления/расхода может быть создан прямо из формы создания/редактирования поступления/расхода. При нажатии кнопки «+ Создать» внизу выпадающего меню для выбора контрагента откроется панель создания нового контрагента:

Импорт поступлений/затрат из CSV-файла

Список поступлений с наименованием, датами и суммами платежей вы можете импортировать из CSV-файла. Для этого в списке поступлений проекта Аспро.Cloud нажмите кнопку «Импорт поступлений/затрат» и загрузите свой файл. Все поступления с указанными параметрами будут добавлены в проект.

Подробнее об импорте поступлений и затрат.