Автодействия в базе знаний

Автодействия помогают автоматизировать рутину. Например, с ними вам не придется лично сообщать коллегам о появлении новой важной статьи.

С помощью автодействия в базе знаний можно:

• следить за актуальностью материалов;

• ставить коллегам задачи на проверку новых статей;

• призывать к ответу авторов статей;

• отправлять на сторонние сервисы с ссылками на статьи через вебхуки;

• присылать коллегам уведомления о:

  • изменении статуса статей;

  • появлении новых материалов;

  • их редактировании;

  • переносе статей из одной базы знаний в другую.

Создавать автодействия можно на двух уровнях:

• Для конкретной базы знаний;

• Для модуля в целом — для всех баз знаний в системе.

Где создаются автодействия на уровне модуля?

В боковом меню откройте модуль «База знаний» (1) и в нижней части перейдите в «Автодействия» (2).

В правой части экрана откроется соответствующее окно. Нажмите «Добавить автодействие».

Где создаются автодействия на уровне базы знаний?

Перейдите в нужную вам базу знаний и откройте контекстное меню в верхней части экрана (1) и выберите «Автодействия» (2).

Создание автодействия

Выберите тип автодействия. Для примера создадим автодействие на уведомление о публикации новых статей во всех базах знаний для всех сотрудников в системе.

Откроется форма создания автодействия.

Впишите название автодействия (1) и выберите событие, которое будет активировать автодействие (2). Для базы знаний их 3 — создание статьи, ее изменение и удаление. В нашем случае выбираем «Создание».

Затем выбираем время выполнения (1) — сразу или через какой-то промежуток времени. Добавляем условие активации (2) автодействия. Если автодействий несколько, можно поставить галку для их последовательного выполнения (3).

На условиях остановимся подробнее. Сначала нужно выбрать тип условия, затем вписать данные и установить его соответствие — «верно/не верно», «заполнено/не заполнено» или «равно/не равно».

• Добавляем условие «Опубликовано» (1), ставим «Верно» (2) и нажимаем «Применить» (3).

Таким образом, уведомления будут активироваться при публикации статей в любой вашей базе знаний.

Составляем текст уведомления (1) и указываем его получателей — наших коллег (2). 

Обратите внимание, что вы можете подставлять динамические элементы. В зависимости от той статьи, на которой сработает автодействие, пропишется релевантное название, автор и другие параметры.

Чтобы выбрать динамический параметр, нажмите на три точки справа от заполняемого поля.

После заполнения автодействия сохраните изменения. Как только в указанных базах знаний появится новая статья, коллеги получат уведомление.

Отслеживание автодействий

Вы можете узнать, сработало ли автодействие для конкретной статьи. Для этого откройте саму статью, рядом с заголовком откройте контекстное меню (1) и выберите «Автодействия» (2).

Откроется окно со списком автодействий.

Их статус можно определить по иконке в правом нижнем углу:

• Если автодействие успешно сработало, вы увидите зеленую галку:

• Крестик — при несовпадении условий:

Наведите курсор на нужное автодействие и нажмите на подходящую иконку для:

1. удаления,

2. редактирования,

3. изменения порядка автодействия в списке.